[Guest Post] Como a integração de ferramentas aumentou o desempenho do time de vendas da Ipê Digital

Após integrar RD Station, Pipedrive, Slack e e-mail, a produtividade dos times de vendas e gestão da Ipê Digital aumentou significativamente

Conversando com vários gestores de vendas, escutei que seus 3 maiores desafios eram: aumentar a previsibilidade de vendas, a produtividade do time e o controle dos processos. Se você é um gestor ou até mesmo um apaixonado por vendas, parece ser óbvio, mas o que percebi é que a maioria deles, apesar de ter o desejo, estava longe de conseguir esse feito.

O motivo? Faltavam ferramentas, integrações e até mesmo um time de desenvolvimento para colocar a mão na massa.

Isso me lembrou um podcast que ouvi com Eric Santos. Ele comentou sobre a importância de ter uma área de Sales Operations cedo na operação de vendas, não somente para ganhar mais previsibilidade, mas também para trabalhar coaching com os vendedores.

Neste post, vou compartilhar quais problemas enfrentamos, quais as soluções encontradas e como isso aumentou a produtividade do time de vendas e gestão.

O começo

No início de 2016, fui convidado pelos meus atuais sócios para fazer parte da Ipê Digital, startup que desenvolve sistemas de gestão para PME focado em Óticas e Pet Shops. Na época, o produto já estava validado, mas existia a necessidade de escalar as vendas.

O desafio

A primeira meta que eu tinha na época era alcançar 1.000 clientes pagantes. No entanto, nessa caminhada, descobri que teria que alcançar diversos objetivos para chegar à meta principal. Assim, estruturei o plano da seguinte maneira:  

  • Desenhar e implementar o processo de vendas
  • Validar o processo e extrair dados
  • Analisar os dados extraídos e implementar melhorias
  • Ter previsibilidade com as informações
  • Automatizar o processo para melhor produtividade
  • Ter controle dos processos

A cada etapa eu percebia que, para ganhar produtividade, controle e garantir a previsibilidade, só existia uma forma: automatizar processos. Como minha formação é Ciência da Computação, acabei colocando a mão na massa já que o time de TI precisava focar na manutenção e evolução dos produtos.

No início, até tentei fazer as integrações com o Zapier, porém a partir do momento que necessitei de algumas especificidades, acabei integrando usando as APIs dos serviços. E é sobre essas integrações, os problemas que elas resolviam e as soluções que encontrei que vou falar neste post.

pessoa mexendo no computador

Controle

1) Problema: CRM sem informações ou erradas

Informações sobre as oportunidades e as atividades não eram preenchidas ou estavam erradas.

Solução: verificar negócios com problemas e notificar seu proprietário

Para quem usa um CRM, sabe que algumas informações são obrigatórias para ter as atividades em dia: produto, valor, data de fechamento esperada, atividade futura programada etc. A solução para esse problema foi criar um filtro no Pipedrive que lista todos os negócios que estão, por exemplo, sem o valor do produto. Feito isso, por meio da API do Pipedrive foi possível verificar quais eram esses negócios e enviar uma mensagem no Slack para o responsável avisando que estava sem o valor. Assim, a pessoa fazia a correção.

2) Problema: Oportunidades perdidas com etapa do funil errada

Etapas erradas do funil, geravam problemas futuros e ações incorretas

Solução: notificar o dono do negócio quando a ação é feita de forma errada.

Quando um lead é marcado como “perdido”, é importante saber em qual etapa ele está. Isso, por dois motivos: ações futuras de reengajamento e/ou nutrição baseado no momento do cliente. Quando o lead retornar, você já pode pular para etapa que havia parado sem a necessidade de fazer tudo de novo.

Se esse lead perdido está na etapa errada, você toma ações erradas de reengajamento. Para garantir isso, no momento após a ação do perdido, verificamos se o motivo está associado à etapa correta. Se não está, enviamos uma notificação via Slack para que seja corrigido.

3) Problema: Falta de informação dos negócios ganhos

Negócios ganhos eram fechados sem as informações necessárias.

Solução: verificar, no momento após o ganho, se todas as informações foram preenchidas.

Esse caso é bem específico e uma particularidade nossa. Na última etapa do nosso funil, é obrigatório inserir o link do contrato em um campo personalizado que criamos no Pipedrive. Caso um negócio esteja nessa etapa ou for ganho sem esse link, notificamos o proprietário via mensagem no Slack.

Nesses 3 exemplos acima, o objetivo era certificar que as informações e os processos estão sendo seguidos. Quando iniciamos nossa operação estruturada, eram cerca de 200 oportunidades por mês, ou seja, 6 por dia. Para cada uma delas é necessário fazer – em média – 10 verificações para garantir o processo. Isso quer dizer que quando começamos a operação eu fazia cerca de 60 verificações por dia e 2000 no mês. Hoje temos o dobro de oportunidades por dia e zero de trabalho uma vez que o robô faz tudo sozinho.

Produtividade

1) Problema: Tempo para contactar o lead

Muita demora no tempo de entrar em contato com um lead

Solução: notificar o dono do lead assim que ele solicitar um contato.

Um estudo feito pela Velocify mostra que o simples ato de ligar para uma nova oportunidade dentro de um minuto após sua interação pode aumentar sua probabilidade de conversão em quase 400%. Dessa forma, fizemos a seguinte integração: no RD Station, existe a integração com o Pipedrive e assim que um lead é marcado como oportunidade, automaticamente é criado no Pipedrive.

Em nosso caso, quando o cliente solicita um teste da plataforma ou converte em uma landing page de pedido de ligação, enviamos esse lead para o Pipedrive. Quando esse negócio é criado, notificamos o dono do lead via mensagem no Slack.

2) Problema: Nutrição de lead perdido

Lead era perdido por ainda não estar no momento de compra ideal

Solução: inseri-lo em um novo fluxo mais específico

Quando você dá o perdido, existem vários motivos, entre eles o fato de o lead ainda não estar no momento ideal de compra. Podem ainda faltar informações que, se nutrido com mais posts e ebooks, é possível trazê-lo de volta em um momento ideal. Nesse caso, quando damos um perdido no Pipedrive, baseado no motivo, inserimos o lead em um fluxo específico no RD Station para que ele receba conteúdos direcionados. Esses fluxos internamente são conhecidos como “trago o lead amado em 30 dias”, e acredite, eles voltam sem a necessidade da interação de um vendedor. :)

3) Problema: Placar de negócios

Não saber quantos negócios abertos eu tenho com probabilidade de fechar

Solução: status do placar atualizado automaticamente a cada novo contrato criado.

Para um gestor, saber o “placar” da sua meta em tempo real é um estado da arte. Conseguir saber se está abaixo da meta para tomar ações é fundamental. Para isso, a cada novo contrato criado, que corresponde à etapa de “proposta” no Pipedrive, o gestor recebe uma mensagem no Slack com o placar atualizado com a quantidade de contratos realizados pagos e aguardando pagamento em geral, por negócio e por vendedor. Além disso, ele também informa se o número está abaixo ou acima da meta do dia. Com isso, é possível, de forma rápida, saber se é necessário fazer alguma ação.

A produtividade é um item que trabalhamos constantemente. Sabemos que um processo automatizado é executado de forma mais rápida e, consequentemente, sobra mais tempo para realizarmos outras atividades.

Previsibilidade

1) Problema: Falta de clareza na meta do dia por vendedor

Não sabíamos se a meta estava em dia e qual o real valor

Solução: ter a informação atualizada diariamente

Tanto para o gestor quanto para o vendedor, saber se está abaixo ou acima da meta é fundamental. A cada contrato vendido é importante saber o quão próximo eu estou da meta. Dessa forma, é possível saber o quanto de esforço ainda será necessário fazer e avaliar se tenho leads suficientes para alcançar minha meta. Para resolver esse problema, todos os dias um robô verifica no Pipedrive quanto de valor já foi confirmado, quanto tem a confirmar e quanto falta para bater a meta – e envia essas informações por e-mail para cada vendedor, com um compilado para seu gestor.

2) Problema: Taxa de conversão fora do esperado

A taxa de conversão geral e por vendedor ficava fora do previsto.

Solução: ter essa informação o mais próxima possível do valor real.

Saber a taxa de conversão ajuda muito a prever como será o desempenho de cada vendedor e, consequentemente, do time. Se essa taxa varia muito, é importante atuar o mais rápido possível para evitar problemas futuros.

Em nosso caso, a taxa média de conversão por vendedor varia entre 20 a 25%. Verificar isso diariamente consome muito tempo. Para isso, criamos um robô que verifica diariamente, via API do Pipedrive, qual a taxa de conversão dos últimos 30 dias da cada vendedor e envia por e-mail ao seu gestor, juntamente com seus percentuais detalhados por etapa. Dessa forma é possível verificar se o desempenho está melhorando ou não.

3) Problema: Falta de previsibilidade da meta do mês

Não conseguir prever se a meta será batida ou não durante o mês.

Solução: ter informações atualizadas diariamente de forma automática.

Qual gestor não gostaria de ter uma bola de cristal e saber se no fim do mês vai bater a meta? Em meu caso, fazer dezenas de cálculos todos os dias se mostrou uma perda de tempo e uma frustração.

A forma de resolver isso foi automatizando a atividade que era feita sempre que eu precisava prever esse número. Essa foi a solução mais complexa de implementar, mas a que mais ajudou nos resultados. Todos os dias o robô analisa a taxa de conversão por etapas de cada vendedor dos últimos 30 dias.

Com esse percentual, ele multiplica pela quantidade (número e valores) de negócios por etapa e temos a probabilidade de quantos negócios vamos ter com a fotografia do pipe atual. Essas informações chegam por e-mail e atualizamos em uma planilha intitulada “Espada Justiceira” (que quem era fã dos Thundercats sabe que dá “a visão além do alcance” :D)

Como todos os cálculos de taxa de conversão e probabilidade passaram a ser feitos de forma automática, essa atividade foi extinta, sobrando mais tempo para focar nas ações estratégicas.

Resultados

Além das integrações citadas, ainda fizemos outras e continuamos fazendo, com o objetivo de sempre melhorar o processo de vendas. Em geral, os resultados que conseguimos mensurar diretamente com essas integrações foram:

  • Aumento da taxa de conversão de 16% para média de 25% com 2 meses superando os 30%;
  • Diminuição do tempo médio do primeiro contato com o cliente de 30 para 5 minutos;
  • Redução do número médio de verificações diárias das atividades de 20 para zero.

Resultados qualitativos também foram alcançados:

  • Melhoria na execução dos processo com redução de erros;
  • Atualização das informações corretas em tempo real;
  • Previsibilidade em vendas e melhor uso do tempo para ações estratégicas.

Conclusão

Tanto para um time enxuto quanto para uma grande operação, quanto maior for o número de processos automatizados, menos trabalho repetitivo será necessário fazer, menor será as chances de erro e mais tempo haverá para a realização de outras atividades. Além disso, as análises e tomadas de decisão ficarão mais simples e rápidas, uma vez que todos os números já estão consolidados. Pense sempre que você está investindo seu tempo para melhorar sua operação e aumentar a produtividade de todos. Tempo é um bem valioso.

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